Wprowadzenie

Ochrona Twojej prwatności jest dla nas ważna, dlatego Barona Oy (dalej: “Barona”) dokłada wszelkich starań, aby chronić Twoją prywatność w najlepszy możliwy sposób oraz aby przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywało się w sposób transparentny, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz dobrą praktyką w przedmiocie ochrony danych osobowych.

Niniejsze oświadczenie dotyczące polityki ochrony danych i prywatności w firmie Barona informuje, w jaki sposób gromadzimy, przetwarzamy i chronimy Twoje dane osobowe w trakcie wykonywania naszej działalności.

1. Wykorzystanie i przetwarzanie danych osobowych

Gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne na potrzeby naszej działalności oraz w celu tworzenia oferty i rozwijania naszych usług. Gromadzimy i przetwarzamy Twoje dane osobowe, aby móc oferować i świadczyć usługi rekrutacyjne, ułatwić nawiązanie kontaktu pomiędzy osobami szukającymi pracy a podmio<tami szukającymi pracowników, rozwijać usługi z tym związane na każdym ich etapie, świadczyć usługi z zakresu obsługi komunikacji i stosunków z klientem, a także z zakresu marketingu i reklamy. Ponadto, dane osobowe są przetwarzane w przypadkach wymaganych ustawowo. Podstawą prawną przetwarzania może być także nasz prawnie uzsadniony interes.

Dane osobowe są pozyskiwane przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie w okresie istnienia stosunku z klientem. W pewnych przypadkach, pozyskujemy dane również z innych źródeł zewnętrznych za Twoją wyraźną zgodą lub w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

Cel przetwarzania określa, jaki rodzaj danych pozyskujemy w każdej sytuacji oraz w jakim zakresie.Przetwarzamy następujące dane osobowe, wyłącznie gdy istnieją do tego podstawy prawne oraz w celach określonych poniżej.

Cel przetwarzania danych osobowych	Podstawa prawna przetwarzania
Świadczenie usług
W celu nawiązania stosunku z klientem oraz aby móc świadczyć usługi z zakresu poszukiwania zatrudnienia i rekrutacyjne, gromadzimy następujące dane od kandydatów: dane kontaktowe oraz inne indywidualne dane identyfikacyjne (np. data urodzenia), dane niezbędne do oceny, czy kandydat jest odpowiedni na określone stanowisko pracy (np. odbyte szkolenia, przygotowanie zawodowe, szczególne umiejętności i kompetencje, informacje dotyczące prawa jazdy, możliwość korzystania z samochodu w ramach obowiązków pracowniczych), dane dotyczące poszukiwania zatrudnienia przez kandydata (oczekiwania dotyczące poszukiwanego stanowiska pracy, wynagrodzenia, miejsca pracy oraz wszelkie informacje dotyczące rozpoczęcia i zakończenia pracy), a także dane dotyczące doświadczenia zawodowego kandydata (np. informacje dotyczące wcześniejszego lub obecnego stosunku pracy kandydata, m.in. poprzednie miejsca pracy, okresy zatrudnienia, zakres obowiązków na poprzednich/obecnych stanowiskach pracy oraz referencje wystawione przez pracodawców). Ponadto, możemy w toku postępowania rekrutacyjnego dokumentować np. naszą ocenę odpowiedniości kandydata na dane stanowisko, wszelkie referencje oraz korespondencję związaną z usługami pośrednictwa pomiędzy osobą poszukującą pracy a podmiotem poszukującym pracownika. W zakresie, w jakim jest to dozwolone i wymagane przez obowiązujące przepisy prawa, gromadzimy również następujące dane pochodzące od osoby poszukującej pracy: informacje kredytowe, wyniki przeprowadzonych kontroli bezpieczeństwa, wyciągi z rejestrów karnych oraz indywidualne informacje identyfikacyjne z tym związane, a także wyniki testów osobowościowych i weryfikujących predyspozycje, zdolności i umiejętności oraz wyniki testów na obecność narkotyków w organizmie. Na potrzeby weryfikacji prawa danej osoby do pracy, przeprowadzamy weryfikację obywatelstwa. Natomiast od organizacji oferujących zatrudnienie pozyskujemy podstawowe informacje, takie jak nazwa firmy i jej dane kontaktowe oraz imię i nazwisko oraz informacje kontaktowe osoby kontaktowej.	Umowa Zgoda Prawnie uzasadniony interes Wymogi ustawowe
Realizacja usług
Na potrzeby oraz w toku realizacji usług, przetwarzamy i dokumentujemy następujące dane: informacje dotyczące zamówienia, spotkań odbywających się z udziałem osób, wszelkiego innego kontaktu pomiędzy stronami, ewentualne nagrania z tych spotkań i rozmów telefonicznych, dane związane z samą usługą – takie jak to, która organizacja oferująca zatrudnienie, będąca również klientem administratora danych, otrzymała podanie o pracę danego kandydata i w szczególności dane dotyczące organizacji klienta administratora danych, takie jak branża, w której prowadzi działalność i zakres wielkościowy prowadzonej działalności.	Zgoda Prawnie uzasadniony interes
Obsługa klienta, komunikacja z klientem, wystawianie faktur dla klienta
Na potrzeby oraz w toku obsługi klienta, komunikacji z klientem oraz wystawiania faktur, przetwarzamy dane dotyczące stosunku z klientem, płatności oraz subskrypcji na newsletter oraz informacji zwrotnych od klienta wyłącznie na podstawie zgody udzielonej uprzednio przez klienta.	Prawnie uzasadniony interes Zgoda
Analiza, wypełnianie statystyk, rozwój działalności i usług
Na potrzeby analizy, wypełniania statystyk oraz rozwoju naszej działalności i usług, gromadzimy i przetwarzamy informacje dotyczące stosunków z klientem oraz organizacji klienta, takie jak usługi preferowane przez klientów oraz informacje zwrotne od klientów, a także informacje związane z poszukiwaniem pracy, takie jak korzystanie z usług, miasto, wiek.	Prawnie uzasadniony interes
Marketing bezpośredni i kampanie marketingowe
Przetwarzamy dane osobowe (np. informacje kontaktowe oraz dane dotyczące usług, z jakich korzystają kandydaci i organizacje oferujące zatrudnienie) na potrzeby marketingu naszych usług. Wykorzystujemy dane osobowe na potrzeby e-marketingu (za pośrednictwem poczty elektronicznej i wiadomości tekstowych) wyłączne na podstawie zgody udzielonej uprzednio przez klienta. Możemy również prowadzić marketing drogą telefoniczną lub pocztową, w przypadkach dozwolonych przez prawo.	Zgoda Prawnie uzasadniony interes
Analiza korzystania z naszej strony internetowej
Na podstawie zgody udzielonej przez klienta, prowadzimy analizę korzystania z naszej strony internetowej, w tym informacji takich jak adres IP, systemy operacyjne, wersje przeglądarek internetowych i modele stacji roboczych, a także strony internetowe, z których użytkownicy mieli dostęp do serwisu internetowego firmy Barona.	Zgoda

2. Automatyczne podejmowanie decyzji

Przetwarzanie Twoich danych osobowych nie skutkuje automatycznym podejmowaniem decyzji. „Automatyczne podejmowanie decyzji” odnosi się do decyzji podejmowanych w całości automatycznie, bez interwencji ludzkiej w procesie podejmowania decyzji.

3. Dane wrażliwe

Szczególne kategorie danych osobowych, tzw. “wrażliwe dane osobowe”, obejmują dane osobowe mogące ujawnić pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność do związków zawodowych, informacje genetyczne lub biometryczne, a także informacje dotyczące kondycji zdrowotnej, zachowań i orientacji seksualnej osoby fizycznej.

Przetwarzanie Twoich danych osobowych nie obejmuje przetwarzania danych wrażliwych.

4. Przekazywanie danych

Przetwarzamy Twoje dane w sposób poufny i nie przekazujemy ich osobom trzecim, z wyjątkiem następujących przypadków:

· Wewnątrz grupy Barona: dane są przetwarzane w ramach spółek należących do grupy Barona, których zakres działalności jest związany z zakresem określonym w niniejszym oświadczeniu;

· Organy władzy państwowej: możemy być zobowiązani do przekazania niektórych danych organom władzy lub administratorom prawa w przypadkach, w których istnieje taki prawnie określony obowiązek. Robimy to wyłącznie na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu lub nakazu lub wezwania władz państwowych;

· Fuzje i nabycie przedsiębiorstwa: w przypadku reorganizacji lub nabycia przedsiębiorstwa, nabywca może uzyskać dostęp do istotnych danych klientów;

· Zgoda: możemy przekazać Twoje dane osobowe osobom trzecim, jeśli udzieliłeś na to zgodę. Twoja aplikacja na otwarte stanowisko pracy w określonej organizacji oferującej zatrudnienie będzie uznana za zgodę na przekazanie tej organizacji informacji zawartych w Twojej aplikacji o pracę.

W toku przetwarzania zgromadzonych danych osobowych, wykorzystujemy również podwykonawców i usługodawców (min. serwis techniczny, wdrażanie kampanii, marketing bezpośredni), którzy mają prawo do przetwarzania Twoich danych osobowych wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zamówionych usług. To oznacza, że nie będą oni mogli wykorzystywać Twoich danych do własnych celów. Na podstawie umów zobowiązujemy ich do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych oraz legalności przetwarzania.

Gromadzone przez nas dane są częściowo przechowywane i przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym w przypadkach, gdy np. nasz usługodawca ma siedzibę lub przechowuje dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Usługodawca, z którego usług korzystamy jest na podstawie umowy zobowiązany do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych na wszystkich etapach przetwarzania Twoich danych osobowych.

5. Bezpieczeństwo danych

Dysponujemy odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi zapewniającymi bezpieczeństwo danych, aby zabezpieczyć Twoje dane osobowe przed utratą, nadużyciem lub innym nielegalnym dostępem. Środki te obejmują min. wykorzystanie zapor sieciowych (firewalls), technik szyfrowania oraz bezpiecznych miejsc na sprzęt komputerowy.

Dostęp do Twoich danych osobowych jest również wewnętrznie ograniczony poprzez fizyczną i elektroniczną kontrolę dostępu, kontrolę przyznawania praw użytkownika oraz monitorowanie tych praw. Twoje dane osobowe są przetwarzane wyłącznie przez uprawnionych do tego pracowników w ramach ich obowiązków pracowniczych.

6. Dostęp do danych i wykonywanie praw

Masz prawo sprawdzić, jakie dane zgromadziliśmy w naszym rejestrze dotyczącym Twojej osoby oraz możesz mieć wpływ na to, w jaki sposób je wykorzystujemy. Masz prawo decydować, czy życzysz sobie otrzymywać treści marketingowe w marketingu bezpośrednim oraz w określlnych przypadkach, masz prawo do bycia zapomnianym oraz prawo żądać, aby Twoje dane zostały przeniesione do innego administratora danych. Poniżej opisujemy przysługujące Ci prawa w ramach obecnie obowiązującego ustawodawstwa:

· Prawo do odwołania zgody

Ponieważ przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Twojej zgody, masz prawo do odwołania zgody w każdej chwili. Na przykład, możesz w każdej chwili odwołać zgodę na otrzymywanie marketingu bezpośredniego.

· Prawo do wglądu i korekty danych

W każdej chwili, masz prawo sprawdzić, jakie dane dotyczące Twojej osoby zgromadziliśmy lub uzyskać od nas zapewnienie, że w naszej dokumentacji nie ma żadnych danych osobowych dotyczących Twojej osoby. Jeśli Twoje dane są błędne, nieprecyzyjne lub niewystarczające, możesz żądać od nas ich korekty lub uzupełnienia.

· Ograniczenie lub sprzeciw wobec przetwarzania

Jeśli Twoje dane są w jakimś aspekcie nieprawidłowe, masz prawo żądać tymczasowego ograniczenia ich przetwarzania, do czasu aż zweryfikujemy, czy dane są prawidłowe. W określonych sytuacjach, będziesz mieć również prawo do całkowitego sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych.

· Prawo zakazu markietingu bezpośredniego

Ponadto, w każdej chwili możesz wydać zakaz marketingu bezpośredniego (w tym profilowania na potrzeby marketingu bezpośredniego).

· Prawo do bycia zapomnianym

W określonych sytuacjach, masz prawo do bycia zapomnianym. Usuniemy wszystkie zgormadzone przez nas dane dotyczące Twojej osoby, jeśli dane osobowe nie są już potrzebne dla celów, w jakich zostały pierwotnie pozyskane. Ponadto, usuniemy Twoje dane, jeśli Twoje dane osobowe były przetwarzane na podstawie Twojej zgody, a Ty wycofałeś swoją zgodę lub jeśli wyrazisz sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, chyba że istnieć będą inne podstawy do ich przetwarzania.

· Prawo do przeniesienia danych z jednego systemu do innego

Możesz zażądać przeniesienia Twoich danych osobowych. W takim przypadku dostarczymy Ci Twoje dane osobowe w formie nadającej się do odczytu maszynowego, abyś mógł samodzielnie je przechowywać lub przekazać je innemu administratorowi danych (tj. innemu usługodawcy). Jeśli będzie to technicznie możliwe, na Twoje żądanie przekażemy również Twoje informacje bezpośrednio innemu administratorowi danych. Jest to możliwe wyłącznie w przypadkach, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody lub umowy oraz dotyczy to wyłącznie danych, które samodzielnie nam przekazałeś (np. życiorys).

· Prawo złożenia odwołania

Oprócz wyżej wymienionych praw, masz prawo złożenia odwołania do organu nadzorującego przetwarzanie danych osobowych.

Jeśli chcesz złożyć reklamację lub jeśli masz pytania dotyczące swoich praw lub niniejszego oświadczenia dotyczącego polityki ochrony danych i prywatności, skontaktuj się z nami:

W Słowacji: zodpovednaosoba@barona.fi lub Opteam Finland r.s.o, Jozefska 7, 811 06 Bratysława

W Polsce: ochronadanych@barona.fi lub Barona Human Resource Services Sp. Z o.o., Ul. Karmelicka 66, 31-128 Kraków

W Finlandii: privacy@barona.fi lub pocztą na adres: Barona Privacy, Töölönlahdenkatu 3B, 00100 Helsinki.

7. Przechowywanie danych

Przechowujemy Twoje dane osobowe do czasu, gdy jest to niezbędne na potrzeby przetwarzania lub wymagane na podstawie przepisów prawa lub do chwili, gdy otrzymamy wniosek o ich usunięcie.

Przechowujemy Twoje dane wyłącznie do czasu, gdy jest to niezbędne do realizacji celów określonych w Punkcie 1, zawsze w zakresie przewidzianym w obowiązujących przepisach prawa. Wszelkie informacje dotyczące poszukiwania zatrudnienia są przechowywane w naszej dokumentacji przez okres dwóch lat licząc od ostatniej podjętej czynności lub ostatniego nawiązanego kontaktu.

Dane klienta dotyczące organizacji oferujących zatrudnienie zostaną usunięte w rozsądnym terminie począwszy od chwili zakończenia stosunku z klientem. W odniesieniu do danych związanych z celami innymi niż cele wymienione w niniejszym oświadczeniu, dane będą przechowywane, dopóki zgoda pozostanie ważna.

Następnie, Twoje dane będą najpierw usunięte z widoku naszych użytkowników, a po upływie okresu przejściowego, zostaną ostatecznie usunięte również z naszych kopii zapasowych lub zostaną zmodyfikowane na nieidentyfikowalne poprzez ich nieodwracalne przekształcenie w formę, w której nie będzie możliwości rozpoznania pojedynczych jednostek.

8. Wykorzystanie “ciasteczek” (cookies)

Możemy pozyskiwać informacje dotyczące Twojego komputera korzystając z „ciasteczek” oraz innych podobnych sposobów. Plik „ciasteczko” to mały plik tekstowy, który przeglądarka zapisuje na Twoim komputerze. „Ciasteczka” zawierają niepowtarzalny identyfikator i są wykorzystywane, aby umożliwić nam identyfikację i liczenie przeglądarek odwiedzających naszą stronę internetową. Masz prawo zablokować wykorzystywanie „ciasteczek”, jednak może to wpłynąć na funkcjonalność naszego serwisu. Możesz też usunąć „ciasteczka” z ustawień Twojej przeglądarki.

9. Zmiany w oświadczeniu dotyczącym polityki ochrony danych i prywatności

Nieustająco rozwijamy nasze praktyki w zakresie ochrony danych i dlatego możemy czasami wprowadzić zmiany do niniejszego oświadczenia dotyczącego polityki ochrony danych i prywatności. Zmiany mogą również wynikać ze zmian w ustawodawstwie. Dlatego rekomendujemy okresowe odwiedzanie tej strony internetowej zawierającej oświadczenie dotyczące polityki ochrony danych i prywatności, aby być na bieżąco z wszelkimi zmianami. Jeśli zajdzie taka potrzeba, możemy również powiadomić Cię bezpośrednio o zmianach.